目指せ!オフィスのメール美人

2012/12/12キャリアが輝くオシゴト術

キャリアが輝くお仕事術

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目指せ!オフィスのメール美人

 前回のコラムで私は、メールには相手を思いやる配慮と想像力が必要だと書きました。

 では、具体的にどこにどう配慮すればいいのでしょう…?

 今回のテーマは「メール美人を目指そう」です。さて、具体的なお話しに移る前に、メール美人の心構えをお伝えしておきましょう。それは「配慮を表現すること」です。

 話しベタ脱却プロジェクトの回でも書きましたが、仕事のスタンスは、自分が言いたいことを書く(言う)のではなく、聞き手に伝わりやすいように書く(言う)ことが基本です。その上で、次に身につけるべき三大ポイントは、タイトル、見た目の美しさ、レスポンスです。

タイトル、見た目、レスポンス

 まず一つ目の「タイトル」について。タイトルは、送ったメールの内容や目的を最小限の言葉で表すことがポイントです。さらに、メールの空気感も伝えられたら素敵ですね。例えば「御礼」と書けば改まった固い雰囲気を、「ありがとうございました!」と書けば、親しみを伝えてくれます。なかなかお返事をくれない人や忙しい相手には、疑問形など思わずメールを開きたくなるような、気を惹く、言葉も効果的ですね。

 二つ目の「美しさ」は、画面を開いた時、読みやすいように文章が整理整頓されているか、ということです。段落の区切りもなく、文字がずらずらと蟻の隊列のように並んでいるメールなどは最悪。開いた途端にうんざり…ですよね。伝えたいこと、見た目、ともに整理整頓された美しいメールを目指しましょう。

 三つ目の「レスポンス」は、早ければ早いほど、送り手から喜ばれるもの。また、相手の意図をしっかりつかんで、的を射た答えをするのも大切ですね。

 たかがメール、されど、送り手の想像力と美意識と誠実さをくっきりと見せるもの…。毎日の仕事でせっせと磨いていきたいですね。私も頑張ります!

    キャリアが輝くシゴトの極意
  •  (1)メールを書くときには、書きたいことを書くのではなく、伝わりやすいように書きましょう
  •  (2)メールの三大ポイントは、タイトル、見た目、レスポンス
  •  (3)メールには、送り手の想像力と美意識と誠実さが表れます

このコンテンツは2007年~2010年、エフシージー総合研究所の『情宣ニュース』に掲載されたものに一部、加筆修正をして再編集しました。


Profile

鈴木美和
サンケイリビング新聞社デジタルビジネス局デジタルコンテンツ部部長。産業カウンセラー、キャリアコンサルタント。
清泉女子大学卒業。1988年リビング新聞グループに入社。社長秘書、総務、人事、編集、OL・主婦の女性組織管理に従事した後、広告セールスを経験。04年には女性営業チームリーダーに。女性活躍支援事業「アカデミーア・ミネルヴァ」を06年にスタートさせ、10年7月より現職。著書に『どこへ向かうべきか迷っているあなたへ-心の棚おろしで見つけるハッピーワーク&ライフ』がある。

鈴木美和(写真)


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