メールでわかる書き手の想像力

2012/12/5キャリアが輝くオシゴト術

キャリアが輝くお仕事術

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メールでわかる書き手の想像力

 いまやメールは、ビジネスシーンに無くてはならないコミュニケーション手段になりました。

 メールの便利さは格別です。送り手も受け手も、タイミングをはかることなく情報の伝達をしあうことができます。また、伝達した情報は全て記録に残りますから、伝えた証拠が残るし、伝えられたことを後で確認することもできます。メールの登場で私たちは、『ある意味、煩わしいともいえるもの』を少し減らすことに成功したわけです。

シンプルさも時には思いやり

 私の仕事は、朝のメールチェックから始まります。毎日の平均受信メール数は300通~500通。自分あての要件から、部下のやりとりへのCCメールまで、大量のメールが受信ボックスにたまります。おのずとチェックには時間がかかり、時に便利なはずのメールが『処理に時間がかかる厄介なもの』に変身してしまいます。

 先日、多忙な友人にこんな話しを聞きました。

 「いつも丁寧な取引先の担当に好感を持っていたが、たびたび届く長々としたメールにウンザリする」と。

 多忙な時には、何スクロールも必要な長いメールをじっくり読み込む暇も気力もない。でも、取引先からのメールは読まないわけにもいかない・・・。ある日、意を決して「長いメールは読みこなす自信がない」とその取引先の担当にそれとなく伝えたそうなのですが、先方からのメールは一向に短くなる気配がない。「この人には相手を思いやる想像力が足りないのではないか、と最近感じてしまう」という話しでした。

 取引先の人はきっと、良かれと思って丁寧で詳細な報告を度々送っていたのでしょう。でも、多忙な受け手が必要としていたのは、了寧さではなく、シンプルなわかりやすさだったのですね。

 便利なツールだからこそ、送り手の配慮と想像力が透けてみえてしまうことを忘れてはいけないわ、と、ドキッとした出来事でした。

    キャリアが輝くシゴトの極意
  •  (1)便利なメールも、多忙な受け手には「処理に時間のかかる厄介なもの」になりうる
  •  (2)多忙な人には、丁寧で詳細なメールより、シンプルでわかりやすいメールを
  •  (3)メールひとつにも、送り手の配慮と想像力が見えることを忘れずに

このコンテンツは2007年~2010年、エフシージー総合研究所の『情宣ニュース』に掲載されたものに一部、加筆修正をして再編集しました。


Profile

鈴木美和
サンケイリビング新聞社デジタルビジネス局デジタルコンテンツ部部長。産業カウンセラー、キャリアコンサルタント。
清泉女子大学卒業。1988年リビング新聞グループに入社。社長秘書、総務、人事、編集、OL・主婦の女性組織管理に従事した後、広告セールスを経験。04年には女性営業チームリーダーに。女性活躍支援事業「アカデミーア・ミネルヴァ」を06年にスタートさせ、10年7月より現職。著書に『どこへ向かうべきか迷っているあなたへ-心の棚おろしで見つけるハッピーワーク&ライフ』がある。

鈴木美和(写真)


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