事務職パートに受かる!履歴書の書き方

事務職パートに受かる!履歴書の書き方

2016/9/14履歴書・面接必勝法

節約

主婦から人気の「事務職」は、IT化により求人数が減っている職種のひとつです。「事務職のパートを始めたくて何度も求人に応募しているのに、なかなか採用されない」――そんな人は、採用担当者の関心を引くような履歴書の書き方をマスターしましょう。今回は、事務職のパートに採用されるための履歴書の書き方と、送付する際に同封する添え状について、具体的な例文を交えつつご紹介します。

事務職の仕事内容とは?

setuyaku 事務職は、デスクワーク中心で勤務時間の融通が利くことなどから、主婦に人気のパートです。まず、事務職のお仕事内容や魅力をお伝えします。

事務職のお仕事内容

お客さんや取引先からの電話・メール対応、書類作成やファイリング、会議などの事前準備・後片付けなど、他の人たちが業務をスムーズに進められるよう幅広くサポートするのが仕事です。思いやりのある人、「ありがとう」と言われることにやりがいを感じられる人に向いています。

事務職の魅力

働く主婦にとって重要なことのひとつに、仕事と家事の両立が挙げられます。その点、事務職のパートは短時間勤務が可能であり、時間の融通が利きます。1日に5~6時間程度働くとしても、退勤後に家事をこなす時間を十分確保できるので、主婦にとって働きやすい環境といえます。

持っていると良い資格

事務職に就くにあたり、持っていると実務に役立つ資格や知識があります。
簿記
簿記には4級から1級まであり、受験制限がありません。3級からの取得が一般的で、仕事内容は、会社の経営状況、お金の出入りを整理・記録することです。2級以上を取得すると、会計知識の専門性をアピールすることができます。社員に取得を推奨している企業も少なくありません。
秘書検定
秘書検定とは、企業のビジネス秘書としての能力を証明できる資格です。高度なビジネスマナー・技能を保持していることをアピールできるため、外部の人との接触が多い事務職では、持っていると優遇されることがあります。
パソコンの知識(特にマイクロソフトオフィス)
資料作成に不可欠な「エクセル」「ワード」などのスキルです。公的な資格である「MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)」は世界共通のため、社会的な信頼も厚い資格です。事務職だけでなく、パソコンを使う全てのビジネスパーソンにおすすめです。

事務職パートに受かる!履歴書の書き方

実際に事務職のパートに合格するための履歴書の書き方をお伝えします。

志望動機

履歴書を書く上で大切な「志望動機」。志望する会社の行っている主なサービスを把握し、企業側から求められているスキルに沿えるように書くことができれば、意欲と熱意・適性のアピールになります。具体的な例文を交えて、書き方をご紹介します。
事務業務経験ありの場合

<例文>

前職で、不動産業の一般事務をしておりました。具体的には、クライアント様との電話やメールでのやり取りをはじめ、必要書類などの作成を行っておりました。今回貴社求人に応募いたしました理由は、前職での経験を活かし、即戦力になれると思ったからです。前職では、私の作成する書類は常に一定の評価をもらっておりました。また、取引先の企業様からも電話越しに名前と声を覚えてもらえるなど、好印象をもって受け止められていました。パソコンのスキルにも、電話対応にも自信があります。
事務業務未経験の場合

<例文>

パソコンでの作業が得意です。事務業務は未経験ですが、エクセルとワードをひと通り使いこなすことができます。エクセルでは、データベースをもとに表を作成し、関数を使って集計することができます。ワードでは、表やグラフ、写真の挿入された文書を作成することができます。今回貴社求人に応募いたしました理由は、私は昔から人をサポートすることにやりがいを感じる性格であり、このお仕事に活かせるのではないかと思ったからです。これから一緒に働く全ての人のために、得意なパソコン・スキルを最大限活用し、快適な社内環境を整え、円滑な業務のサポートをしていきたいと考えています。
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受ける企業を志望した理由

志望している業界、職種の中で、なぜその会社を志望したのかという理由をわかりやすく伝えることが大切です。そのため、志望動機欄で同業他社との差別化をしっかり行う必要があります。以下、例文をご紹介します。

<例文>

貴社を志望した理由は、私と同じミドル女性をターゲット層とした事業内容や企業理念に大きく共感し、会社の成長に貢献したいと感じたからです。また、貴社の研修制度は非常に充実しておられますので、自分自身もさらに貴社のサービスに対する理解を深め、早い段階から戦力になれるのではないかと考えております。 志望動機欄に記入する際は、上記の内容を参考にしつつ、それぞれの会社に合わせてアレンジするようにしましょう。

自身のアピールポイント

志望する企業や、業務内容との適性をアピールするところです。 他の応募者との差別化を図るための書き方のコツをご紹介します。
正確さと几帳面さ
事務職には、正確で素早い処理能力と、社内の整理整頓などを行える几帳面さが求められます。自分は正確でスピーディな仕事ができること、普段から部屋の整理整頓などをしっかりする几帳面な性格であることをアピールできると良いでしょう。
コミュニケーション能力
会社の顔としてクライアントや来訪者の対応をすることになるため、高いコミュニケーション能力が必要です。普段から多くの人と接していること、明るい性格であることをアピールしてください。前職で会社のみんなから好かれていたなど、具体的なエピソードがあればその体験談を書くと良いでしょう。
資格
資格は大きなアピールポイントになります。パソコン・スキル、英語力、ビジネスマナーなど、持っている資格で自分の専門性や能力を最大限アピールしましょう。

熱意をさらにアピール!添え状の書き方

履歴書を送るときに同封する「添え状」についてお伝えします。添え状を送付することによって、企業側に「基本的なビジネスマナーが備わっている」という印象を与えることができます。

添え状とは?

添え状とは、どんな書類を送ったのかを一覧にしたもので、履歴書や職務経歴書と一緒に同封して応募先の会社に送ります。提出は必須ではありませんが、ビジネスマナーとして送ったほうが良いでしょう。  

正しい書き方

決められたフォーマットはありませんが、提出する履歴書と同じサイズに統一しましょう。
宛名と日付
宛名は左上、日付は右上に書くようにします。この際、担当者の名前には「様」をつけてください。個人名が分からない場合は「採用ご担当者様」で大丈夫です。部署宛であれば「御中」をつけます。日付は送り状を作成した日ではなく、送付日を書きます。 日付の下には自分の氏名・連絡先を記載します。
挨拶文
宛名・日付・自分の氏名と連絡先など基本的な情報を記載したら、用紙のメインスペースに「題名」と「挨拶文」を書きます。 題名は「応募書類送付のご案内」など、採用担当者が一目で分かるようなものにしましょう。 挨拶文は、「拝啓」のあとに一文で入れます。季節に合わせた表現を使っても良いですが、自信のない人は「時下、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」など、季節に関係のないものにしたほうが無難です。 その下には、応募に至った経緯など簡潔な文章を数行入れるのが一般的です。ただし、あくまでも「簡潔」にとどめ、長文にならないよう注意しましょう。
同封書類の概要
添え状を書くときに忘れてはいけないものが、同封する履歴書の概要です。 それは挨拶文の下のスペースに記載します。中央に「記」と入れ、その下に「送る書類の名称(今回は履歴書)」「履歴書の枚数」を記載してください。 添え状は、簡潔さと見やすさが重要です。手書きよりもパソコンで作成することをおすすめします。ワードには「挨拶文」の定型文が入っているので、活用すると良いでしょう。

履歴書・添え状で自分を最大限にアピール

事務職のパートに受かるために重要なのは、企業に自分の能力を最大限売り込むことです。自分を採用することによって企業にどのような利益があるのか、採用担当者が実際にイメージできるようなアピールをしましょう。体験談や資格名などを盛り込み、より具体的に伝えることが重要です。また、履歴書に同封する「添え状」も、ビジネスマナーとして必要な書類です。書き方を知っておくと、就職活動だけではなく、取引先への書類送付など実務にも活かせます。これからパートに応募するという方は、ぜひ参考にしてみてください。


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